Budjetointi voi aiheuttaa harmaita hiuksia, mutta siitäkin huolimatta tulevan suunnitteluun, tavoitteiden asetteluun ja kuivaltakin tuntuvaan budjetointiin kannattaa uhrata jonkin verran aikaa. Olen itsekin suorastaan vihannut budjetointia, mutta kun pääsin tekemään budjetointia ajatuksella itse, löytyi siihen oikeanlainen ote. Oivalsin, että parhaimmillaan budjetti voi olla korjaamolle työkalu, joka ohjaa toimintaa.
Miten budjetti pitäisi tehdä – tai mitä ei ainakaan kannata tehdä?
Tuskin on olemassa yhtä oikeaa tapaa tehdä budjettia. Kokemuksesta osaan kuitenkin kertoa joitain vinkkejä, mitä ei kannata tehdä.
Ajatellaan esimerkkinä tilannetta, että yritys tekee nollatuloksen ja omistaja huokaisee helpotuksesta. Ei tehty tappiota. Seuraavalle vuodelle halutaan kasvua, joten liikevaihdon kasvu suunnitellaan tulevan vuoden budjettiin. Tehdään siis budjetti, johon laitetaan 5 % myynnin kasvu ja lähdetään tavoittelemaan jokaiselle kuukaudelle 5 % kasvua myyntiin – ilman toimintasuunnitelmaa. Olen ollut useamman kerran mukana tällaisessa tilanteessa ja voin kokemuksesta kertoa, että tunne on kuin olisi laivassa, jossa kompassi on rikki. Myynnin kasvu ei synny itsestään, vaan on pureuduttava siihen, miten ja millaisilla toimenpiteillä tuo kasvu saadaan aikaan.
Laadi budjetti alhaalta ylös: määrittele ensin toivottu tulos ja laske sitten, miten siihen päästään
Budjetin laatiminen kannattaa aloittaa määrittämällä ensin haluttu tulos. Seuraavaksi määritellään kulut ja tämän jälkeen muotoutuu käsitys tarvittavasta liikevaihdosta.
Esimerkki: Haluan, että yritykseni tulos on 100 000 €. Yrityksessäni on neljä asentajaa ja yksi työnjohtaja. Kiinteät kulut vuodessa ovat 405 000 € ja bruttokate on ollut 65 %. Näillä kolmella luvulla liikevaihtotavoitteeksi tulee 780 000 €. Kun tavoitteen jakaa kahdellatoista, saadaan kuukauden tavoitteeksi 65 167 €.
Vuoteen mahtuu kausivaihteluita, joten ei ole realistista odottaa, että jokainen kuukausi on liikevaihdoltaan samanlainen. On järkevää katsoa historiaa: miten kuukaudet ovat suhteessa koko vuoden liikevaihtoon menneet aiemmin? Kuukausittaiset vaihtelut kannattaa huomioida budjetissa ja on tärkeää tarkastella, onko liikevaihtotavoite realistinen. Liikevaihtotavoite on hyvä muuttaa työtunneiksi, jolloin pääsemme käsiksi siihen, onko tavoite todella toteutettavissa nykyisillä resursseillamme.
Esimerkissä muodostunut tavoite tarkoittaa neljällä asentajalla 440 tuntia kuukaudessa laskutusta, tuntiveloituksen ollessa 76 € (alv 0 %). Tavoite on realistinen, mutta haastava. Tässä tapauksessa tavoite on 73 % koko potentiaalista. Jotta tavoitteeseen päästään, ottaisin mukaan myös mahdollisuuden parantaa bruttokatetta. Asettamalla bruttokatetavoitteen 68 %:iin, voin säätää joko liikevaihtotavoitetta alemmaksi tai tulostavoitetta korkeammaksi. Alla olevissa taulukoissa muutama esimerkki tästä.
Esimerkkitapauksessa ei ole hädän päivää, jos ollaan jo lähellä 65 000 euron kuukausimyyntiä. Jos taas myynti on esimerkiksi 45 000 kuukaudessa, ollaan jo muidenkin haasteiden parissa.
Esimerkkitapauksessa 3 % nosto bruttokatteessa ei ole ihan yksinkertainen asia. Bruttokatteen kasvattamisessa työmyynti on ratkaisevassa asemassa. Jos bruttokatteessa on ongelma, kannattaa tarkastella työmyynnin suhdetta varaosamyyntiin.
Muistilista ja vinkit budjetointiin:
- Selvitä tuloslaskelmalta missä mennään nyt
- Määrittele, paljonko haluat yrityksen tuottavan tulosta
- Lisää laskelmaan nykyiset kulut
- Lisää bruttokateprosentti
- Laske paljonko tarvitaan liikevaihtoa
- Arvioi onko liikevaihtotavoite mahdollista saavuttaa?
- Laadi tavoite liikevaihdolle ja bruttokatteelle
- Mittaa ja seuraa
Tilanteen purkaminen numeroiksi auttaa hahmottamaan tarvittavat toimenpiteet
Myynnin kasvattaminen ja työrakenteen muuttaminen on vaikeaa, joten kannattaa käyttää kaikkia apukeinoja mitä saatavilla on. Tämän tyyppinen tutkimus numeroiden kautta on auttanut minua monesti. Ymmärrys siitä, missä ollaan ja mihin pitäisi mennä, avaa usein oivalluksen siitä, miten sinne päästään.
Joskus voi olla tilanne, että liikeidea muodostuu tavoitteeseen pääsemisen esteeksi, ja muutoksen aikaan saaminen voi vaatia ajatusten muutosta liikeidean tasolla. Ajatellaan, että aikaisempaan laskelmaan lisättäisiin vielä ilmainen sijaisauto jokaiseen huoltoon. Tämä tarkoittaisi noin 60 000 € kustannusta, jolloin liikevaihdon pitäisi olla 870 000 €. Neljällä asentajalla liikevaihto ei enää ole realistinen, joten ilmainen sijaisauto on syytä kyseenalaistaa. Jos tähän vastaavasti tuotaisiin lisää kaksi asentajaa, tilanne muuttuisi oleellisesti ja työmäärä olisikin realistinen.
Kun tavoitteen purkaa numeroiksi, ymmärtää myös mahdolliset liikeideaan tai palvelutarjontaan liittyvät pullonkaulat ja ratkaisut haasteisiin on helpompi löytää.
Veli Waaramäki
kehitysjohtaja, Örum Oy Ab
Kirjoittaja on Örumin kehitysjohtaja. Velille on karttunut korjaamomaailmasta vuosikymmenten kokemus aina käytännön työstä korjaamon johtamiseen. Suurimmat opit on saatu kantapään kautta – tekemällä, kokeilemalla ja kokemuksista kehittymällä.