Miten korjaamon käyttöastetta voi mitata ja miksi se kannattaa?
Korjaamon käyttöastetta kannattaa tavalla tai toisella mitata, jotta toimintaa voidaan mukauttaa sen mukaan fiksusti. Itse olen aina käyttänyt laskutukseen perustuvaa mittausta. Korjaamoyrittäjänä toimiessani minulle oli tärkeää, saadaanko koko päivä laskutettua vai jäädäänkö maksajan rooliin – työntekijöiden palkathan on maksettava, oli asiakkaita tai ei. Työpäivässä 7,5 tuntia tarkoittaa minulle 100 %:n käyttöastetta. Läsnäolotunteihin perustuvaa mittausta käytetään myös, sekään ei ole minulle vieras. Olen käyttänyt sitä laskutukseen perustuvan mittauksen rinnalla.
Määritä seurantaa varten kriittinen piste ja tavoite
Käyttöasteen mittaaminen kannattaa aloittaa määrittelemällä kriittinen piste, jossa tappio vaihtuu voitoksi sekä tavoite, joka halutaan saavuttaa. Jos olet jo luonut budjetin, saat luvut suoraan sieltä. Kriittinen piste on siis se kohta, jossa tehdään nollatulos.
Esimerkinomaisesti voidaan ajatella, että neljällä asentajalla pitäisi saada 440 tuntia kuukaudessa laskutusta, jotta 100 000 euron tulos voidaan saavuttaa. Tavoitteeseen pääsy edellyttää 5,24 tuntia laskutusta jokaiselta asentajalta, jokaisena päivänä. Ei ole ihan helppo homma ja mahdolliset poissaolot tekevät siitä vielä haastavamman. Jotenkin yhtälö on ratkaistava, jotta tavoitteeseen päästään ja toiminta voidaan pitää kannattavalla tasolla.
Korjaamon tulos tulee tuotannosta. Vastaavasti korjaamon kiinteillä kuluilla, tuntiveloituksen ollessa 76 € (alv 0 %) ja 65 %:n bruttokatteella, kriittinen piste laskutettavissa tunneissa on 4 tuntia / asentaja / päivä. Jos jäädään tämän työmäärän alle, korjaamo tuottaa tappiota.
Kun selvillä on kriittinen piste ja tavoite, ne kannattaa purkaa auki käytännön tasolle.
Voi herätä ajatus, ettei laskelmassa huomioida poissaoloja tai siirtyneitä töitä. Fakta on, että jos asentaja on sairas, silloin ei päästä tavoitteeseen, ellei saada muita tekemään enemmän töitä tai esimerkiksi työnjohtaja hyppäämään haalareihin ja hommiin. Jos viikon laskutetut tunnit jäävät alle tavoitteen, pitäisi esimerkiksi seuraavalla viikolla saada tehtyä enemmän.
Käyttöasteen seuranta asentajakohtaisesti ja yhdessä keskustellen
Käyttöasteen seuraaminen helpottaa hahmottamaan korjaamon kokonaistyötaakkaa. Joskus voi olla järkevää seurata käyttöastetta myös asentajakohtaisesti. 2012 sain johdettavakseni kolme korjaamoa ja otimme käyttöön asentajakohtaisen käyttöasteen seurannan, joka käytiin säännöllisesti yhdessä läpi. Aluksi henkilöstölle avattiin toimipisteen luvut tarkasti ja kerrottiin mihin toimipisteen tavoite on asetettu. Oli suuri vaikutus korjaamojen tulokseen, kun jokainen tiesi mikä oli lähtötilanne ja tavoite. Edellisen viikon käyttöasteet sekä mahdolliset käyttöasteeseen vaikuttaneet syyt ja seuraukset keskusteltiin läpi viikoittain. Tämän myötä jokainen toimipiste alkoi kehittämään toimintaansa. Myös heikommin suorittavat asentajat motivoituivat parantamaan suoritustaan. Nykyisin ammattiliitto ei katso suopeasti henkilökohtaisten lukujen läpikäyntiä yhteisesti. Oma kokemukseni on se, että tämä on kuitenkin todella tehokas tapa pureutua korjaamon ongelmakohtiin. Hyvä tapa voisi olla, että kokonaisluvut keskustellaan yhdessä koko henkilöstön kanssa ja yksittäisten asentajien henkilökohtaiset luvut käydään läpi kahden kesken.
Käyttöastetta kannattaa mitata kuukausitasolla ja huomioida suunnitellut poissaolot, kuten kesäloma, talviloma ja koulutukset.
Jos alhainen käyttöaste johtuu töiden vähyydestä, sekin on hyvä keskustella yhteisesti. Samalla on tärkeää kertoa mitä toimenpiteitä on tehty tilanteen korjaamiseksi. Tämä luo turvallisuuden tunnetta työyhteisössä. Käyttöasteen hahmottaminen voi auttaa myös lomasuunnittelussa, jotta lomat voidaan ajoittaa luonnollisesti rauhalliseen hetkeen. Usein mekaanikotkaan eivät mielellään notku työpaikalla tekemättä mitään, joten huolellinen suunnittelu on kaikkien etu.
Mukavaa kevättä toivottaen,
Veli Waaramäki
kehitysjohtaja, Örum Oy Ab
Kirjoittaja on Örumin kehitysjohtaja. Velille on karttunut korjaamomaailmasta vuosikymmenten kokemus aina käytännön työstä korjaamon johtamiseen. Suurimmat opit on saatu kantapään kautta – tekemällä, kokeilemalla ja kokemuksista kehittymällä.